地方出入国在留管理官署が保有する個人情報の開示請求について/プランナー行政書士事務所

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「入管に提出した自分の書類をもう一度確認したい…」 「昔の出入国記録を知りたいけど、どうすれば請求できる？」

日本に住む外国人の方、そして外国人を雇用する企業の皆様にとって、地方出入国在留管理官署（以下、入管）が保有する自身の個人情報は、在留資格申請の履歴確認や、将来の手続き準備など、様々な場面で重要な意味を持ちます。しかし、「自分の情報を見るにはどうすればいいの？」「手続きは複雑なのでは？」と疑問を感じる方も少なくありません。

今回は、入管業務の専門家であるプランナー行政書士事務所が、YouTubeの解説動画（https://youtu.be/4K2X06mgANE）と資料の内容に基づき、地方出入国在留管理官署が保有する個人情報の開示請求について、最新の法令（個人情報の保護に関する法律）と実務を踏まえて、6つの重要ポイントを徹底的に解説します。

 

 

本日のレジュメ

 

１．開示請求ができる方 

2. 開示請求の方法と手数料 

3. 開示決定までの期間 

4. 提出が必要な特定書類の有効期限 

5. 郵送請求時の返信用切手の取り扱い 

6. 本日のまとめ

 

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✅1. 開示請求ができる方

 

「自分の情報だから誰でも見られる」と思われがちですが、個人情報の開示請求は、個人情報の保護に関する法律に基づき、請求できる方が厳格に定められています。

 

【請求できる方の範囲】

 

1. ご本人：情報の主体であるあなた自身。

2. 法定代理人：ご本人が未成年者（20歳未満）や成年被後見人の場合、その親権者や成年後見人。

3. 任意代理人：ご本人が「この人に手続きをお願いします」と委任した代理人（例：弁護士や行政書士など）。

【注意点】

• たとえご家族であっても、ご本人の委任状がなければ、勝手に個人情報を請求することはできません。

• 例外として、ご家族の記録の中に、請求者ご自身の情報が記載されている場合に限り、その部分の開示が認められる可能性があります。

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【開示請求できる情報】 

 

過去に入管で行った在留資格申請書、理由書、添付書類、出入国記録、外国人登録原票の写しなど、地方出入国在留管理官署が保有するご自身の個人情報が対象となります。

 

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✅2. 開示請求の方法と手数料

 

実際に開示請求を行う方法は、大きく分けて2通りあります。

 

【請求方法】

 

1. 窓口での請求：管轄の地方出入国在留管理官署に直接出向いて手続きを行う。

2. 郵送での請求：必要書類を郵送する方法。

3.  

【共通して必要なもの】　

 

• 保有個人情報開示請求書：出入国在留管理庁のウェブサイトからダウンロードできます。出入国記録の開示請求には専用の様式がありますので注意が必要です。

• 開示請求手数料：1件あたり300円。現金ではなく、収入印紙で納付します。収入印紙は請求書に貼付しますが、消印は絶対に行わないでください。

  • 例外: 亡くなられた外国人の方の外国人登録原票の写しを請求する場合は、手数料は不要です。

• 本人確認書類：誰が請求するか、窓口か郵送かによって必要な書類が細かく異なります（後述）。

• 返信用封筒：開示された書類を郵送で受け取りたい場合、宛名を明記し、郵便料金分の切手を貼ったもの、またはレターパックが必要。

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【本人確認書類の詳細】

 

• ご本人が窓口で請求する場合：運転免許証、マイナンバーカード（表面のみ）、在留カード、パスポートなど、氏名・現住所・生年月日が確認できる公的な書類を提示します。

• ご本人が郵送で請求する場合：上記本人確認書類のコピー（免許証は両面、マイナンバーカードは表面のみ）に加えて、住民票の写しの原本（発行日から30日以内、マイナンバー・本籍の記載なし）が必要です。

• 法定代理人が請求する場合：代理人自身の本人確認書類、戸籍謄本や成年後見に関する登記事項証明書など、法定代理人であることを証明する書類の原本が必要です。郵送の場合は、代理人自身の住民票の写しの原本も必要。外国籍の方の親子関係証明には、日本の住民票で続柄（ぞくがら）が記載されたものが求められるケースが多いです。

• 任意代理人が請求する場合：代理人自身の本人確認書類、委任状の原本が必要です。委任状に本人の実印が押してある場合は、本人の**印鑑証明書（原本）**もセットで必要になります。郵送の場合は、代理人自身の住民票の写しの原本も必要。海外から委任状が送付された場合は、国際郵便の消印付き封筒のコピーなど、海外から発送されたことがわかる書類も求められます。

• 氏名・住所変更の場合: 開示請求時と記録作成時で氏名や住所が異なる場合は、変更経緯がわかる戸籍謄本や住民票の除票などを追加で提出する必要があります。

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✅3. 開示決定までの期間

 

開示請求をしてから、すぐに情報が手元に届くわけではありません。　

 

【決定期間の原則】

 

• 個人情報の保護に関する法律 第83条第1項により、原則として開示請求があった日から30日以内に開示するかどうかの決定がなされ、通知されます。

 

【実態と注意点】

 

• これはあくまで原則であり、実際にかかる日数は、請求された情報の内容や量、その時の事務処理状況によって大きく異なります。

• 事務処理が複雑であったり、情報量が膨大であったりする場合には、この30日の期間が延長されることも法律で認められています（同条第2項）。

• 特に出入国記録の開示請求は、永住許可申請などで多くの請求が寄せられており、請求から結果が届くまで「概ね1ヶ月程度」を要すると案内されています。

 

【対策】 

 

何らかの手続きで記録が必要な場合は、その手続きの期限から逆算し、十分に余裕を持って請求することが非常に重要です。1ヶ月以上かかる可能性も考慮し、早めの請求を心がけましょう。

 

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✅4. 提出が必要な特定書類の有効期限

 

せっかく必要書類を集めても、有効期限切れでは受け付けてもらえません。スムーズな手続きのためには、書類の有効期限のチェックが不可欠です。

 

【発行日から30日以内の書類】 

 

特に以下の書類は、発行日から30日以内という期限が明確に定められています。

• 住民票の写し（原本）

• 戸籍謄本・抄本

• 家庭裁判所の証明書、成年後見に関する登記事項証明書（法定代理人の資格証明）

• 委任状（原本）

• 印鑑登録証明書（原本）

• 在留証明書、居住証明書、宿泊証明書（日本に住民票がない方などが提出する場合）

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【対策】 

 

これらの有効期限付きの書類を取得したら、他の書類が揃うのを待たずに、できるだけ速やかに開示請求の手続きを行うことが推奨されます。

 

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✅5. 郵送請求時の返信用切手の取り扱い

 

郵送で請求し、結果も郵送で受け取りたい場合、返信用切手の用意には少し工夫が必要です。

 

【基本的な準備】

 

• ご自身の宛名を正確に書いた返信用封筒（定形封筒で可）。

• そこに郵便料金分の切手を貼るか、レターパック（ライトまたはプラス）を用意する。

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【切手料金不足への対応】

 

• 開示される記録の枚数は事前には分からないため、正確な郵便料金を見積もるのは困難です。

• 料金不足になると、通知が来て追加送付が必要となり、受け取りまでに余計な時間がかかってしまいます。

• これを防ぐため、返信用封筒に貼る切手とは別に、予備の切手を同封することが推奨されています。

  • 同封した予備の切手は、料金が足りなかった場合に利用され、余れば開示書類と一緒に返却されます。

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【切手料金の目安（あくまで目安）】

 

• 外国人登録原票（1960年以降）：110円分（定形郵便25g＋簡易書留）程度。1959年以前の古い記録は、180円分（50gまで）や270円分（100gまで）が必要になることも。

• 出入国記録：

  • 日本人の方：220円～270円程度。

  • 外国人の方（単純な出入国記録で再入国回数が少ない場合）：110円程度。

  • 外国人の方（他の記録も一緒に請求、短期滞在で頻繁に出入国を繰り返していた場合）：180円～270円分が必要になることも。

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【最も確実な方法】 

 

複数の種類の記録をまとめて請求する場合や、料金不足を避けたい場合は、追跡サービスも付いて料金が一定のレターパック（ライトまたはプラス）を利用するのが最も確実で推奨されます。

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✅6. 本日のまとめ：正確な手続きと早期相談が成功の鍵

 

地方出入国在留管理官署への個人情報開示請求は、一見シンプルに見えて、非常に多くの注意点が存在します。

 

【重要ポイントの再確認】

 

• 請求できる人は限定され、ご家族でも原則本人の委任状が必要。

• 請求方法（窓口・郵送）に応じた正確な必要書類と、300円の手数料（収入印紙、消印不可）。

• 本人確認書類の種類と有効期限（特に発行日から30日以内）を厳重にチェック。

• 開示決定まで原則30日以内だが、出入国記録は1ヶ月程度かかるため、余裕を持った請求を。

• 郵送時は返信用切手（予備切手同封推奨）またはレターパックの準備。

• 提出先は、原則として過去に手続きを行った、または情報を保有している本局（支局・出張所ではないことが多い）。

これらのルールや注意点を正確に理解し、適切に手続きを進めることが、目的の情報にたどり着くための鍵となります。

 

【プランナー行政書士事務所にお任せください】 

 

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